De verplichte omschakeling naar e-facturatie via Peppol is voor veel kleine ondernemers ondertussen een feit. De eerste facturen zijn verzonden en alles lijkt correct te werken. Toch betekent dat niet automatisch dat je administratie ook optimaal is ingericht.

In de praktijk merken we dat ondernemers pas later ontdekken dat er fouten, vertragingen of onduidelijkheden ontstaan bij klanten of in de boekhouding. Vaak omdat bepaalde instellingen nooit gecontroleerd werden.

In dit artikel lees je 5 essentiële controles na de overstap naar e-facturatie via Peppol. Geen technische handleiding, maar duidelijke aandachtspunten die je helpen om problemen te vermijden.

1. Worden je facturen echt via e-facturatie via Peppol verzonden?

De eerste controle lijkt vanzelfsprekend, maar loopt vaak fout. Worden je facturen daadwerkelijk via e-facturatie via Peppol verzonden, of nog steeds als pdf per e-mail?

Controleer in je facturatiesoftware of:

je klant aangesloten is op het Peppol-netwerk
de verzending expliciet als Peppol wordt geregistreerd
je een bevestiging krijgt van succesvolle levering

Zonder bevestiging weet je niet zeker of de factuur juridisch correct werd afgeleverd.

2. Zijn je bedrijfs- en btw-gegevens correct ingevuld?

Bij e-facturatie via Peppol worden gegevens automatisch ingelezen door boekhoudsoftware. Dat maakt nauwkeurigheid belangrijker dan ooit.

ondernemingsnummer en btw-nummer
officiële bedrijfsnaam volgens de KBO
adres- en landgegevens

Zelfs kleine afwijkingen kunnen leiden tot geweigerde of fout geboekte facturen.

3. Zijn je factuurlijnen logisch opgebouwd?

Een belangrijk voordeel van e-facturatie via Peppol is automatische verwerking. Dat werkt alleen als factuurlijnen duidelijk zijn opgebouwd.

heldere omschrijving per product of dienst
correcte btw-codes
geen samengevoegde totaalregels

Hoe duidelijker je factuur, hoe minder manuele correcties achteraf.

4. Komt alles correct binnen in de boekhouding?

E-facturatie via Peppol werkt pas goed als ook de boekhouding correct gekoppeld is.

komen facturen automatisch binnen?
worden ze correct geboekt?
zijn manuele ingrepen nodig?

Door dit regelmatig te controleren, voorkom je verrassingen bij btw-aangiftes.

5. Wat gebeurt er als e-facturatie via Peppol faalt?

Ook bij e-facturatie via Peppol kunnen fouten optreden, zoals een niet-bereikbare ontvanger of een technische storing.

krijg je foutmeldingen?
probeert het systeem automatisch opnieuw?
word je verwittigd bij mislukte verzendingen?

Zonder opvolging kunnen facturen blijven hangen en betalingen vertraging oplopen.

Veelgestelde vragen over e-facturatie via Peppol

Is e-facturatie via Peppol verplicht voor elke ondernemer?

Voor overheidsopdrachten is e-facturatie via Peppol verplicht. Voor andere ondernemers hangt dit af van regelgeving en afspraken met klanten.

Kan ik e-facturatie via Peppol combineren met pdf-facturen?

Ja, zolang je systeem correct is ingesteld en duidelijk onderscheid maakt tussen beide verzendmethodes.

Conclusie – een kleine controle voorkomt grote fouten

E-facturatie via Peppol is een grote stap vooruit, maar alleen als alles correct staat ingesteld. Met deze vijf controles hou je grip op je administratie en vermijd je onnodige problemen.

👉 Wil je zekerheid? Laat je Peppol-instellingen controleren via TNKadmin.